給与明細はいつ捨てる？保管期間と処分のベストタイミングを徹底解説

給与明細っていつまで取っておけばいいの？
もう何年も前のやつ、捨てちゃってもいい？

そんな疑問を感じたことがある方は多いのではないでしょうか。

給与明細って、毎月届くけれどどんどんたまっていきますよね。

この記事では、給与明細の保管期間の目安や、捨てるタイミング、安全な処分方法まで詳しく解説します。

不要な書類はスッキリ手放しつつ、大切な書類はしっかり保管。
そんな安心の書類管理を始めてみませんか？

給与明細はいつ捨てる？保管期間と処分のベストタイミングを徹底解説

給与明細の役割と重要性

給与明細には、月ごとの収入や控除、手取り金額などの詳細が記載されています。

単なる「お金の記録」ではなく、あなたの働き方や所得の証明となる重要書類なんです。

とくに以下のような項目が明細には記載されています。

• 基本給や手当の内訳
• 残業代や交通費などの支給項目
• 健康保険・厚生年金・所得税などの控除
• 差引支給額（手取り）

これらの情報は、後々税務手続きや収入証明として必要になることも。

だからこそ、「なんとなく捨ててしまう」のは危険なのです。

給与明細の保管が必要な理由と捨てる際の注意点

給与明細は、単に「とっておいたほうがいい」だけではありません。

以下のような理由で、保管が必要になります。

• 収入証明として必要になることがある
• 税務申告や手続きで提出を求められる可能性がある
• 退職後のトラブル防止に役立つ

特に、退職後に「未払いの残業代がある」「年金の納付記録と合わない」といったケースでは、給与明細が唯一の証拠になることも。

処分する前には、「何のために必要か？」をよく考えることが大切です。

給与明細の保管期間：何年保管すべきか？

給与明細の法的な保管義務はない

実は、個人に対して給与明細を何年保管しなければならないという法律上の義務はありません。

ただし、企業側には労働基準法で「3年間の賃金台帳保管義務」があるため、それを参考にする人も多いです。

一般的な給与明細保管期間の目安は2年～5年

給与明細の保管期間については、以下が一般的な目安とされています。

用途	保管期間の目安
税務申告（確定申告など）	5年間
賃貸契約やローン審査	過去2〜3年分
年金・雇用保険関連	長期間（10年以上推奨）
トラブル対策用	最低でも5年間は保管が安心

給与明細の保管方法とは？

給与明細の保存期間については、「5年間」としている企業が多く見られます。
これは保管義務のある賃金台帳の保管期間が5年であること、従業員が確定申告をする場合の還付・控除の時効が5年であることが大きな理由です。

出典元：給与明細は保管が必要？保管期間と保管方法、再発行の対応方法をご紹介 | 特集・記事 | P-Tips | ピー・シー・エー株式会社

給与明細の長期保管が推奨されるケース

以下のような方は、給与明細を長期保管しておくと安心です。

• フリーランスや個人事業主への転職を考えている
• 転職回数が多く、収入証明がバラバラになる可能性がある
• 将来の年金受給に不安がある

給与明細が必要となる具体的なシーン

給与明細が必要なシーン①ローンや賃貸契約時の収入証明

住宅ローンやクレジットカード、賃貸契約では、安定した収入の証明として過去の給与明細の提出を求められることがあります。

特に3ヶ月分〜1年分程度を提出するケースが多いです。

今話題の片付けの魔法の人、金スマで給与明細は貯めずに捨てると言いきってたよ。住宅ローン組む時に給与明細がないと困る時があると言ってあげて！

— とまべち (@t0mabechi) November 18, 2011

給与明細が必要なシーン②確定申告や税務調査への対応

特に副業をしている人や、医療費控除などで確定申告をする人。

給与明細と源泉徴収票を一緒に保管しておくことで、スムーズに申告ができますよ。

また、税務署から問い合わせがあった際にも給与明細が役立つことがあります。

給与明細が必要なシーン③雇用保険や年金の手続き

• 退職後の失業給付申請
• 育児休業給付
• 年金の記録照合　など

の際に、「いつどれだけ働いていたか」を証明する資料として使えます。

給与明細が必要なシーン④給与や残業代の未払いトラブルへの対処

もしも会社と給与トラブルが発生した場合、明細がなければ自分の主張を証明できません。

そうした意味でも、最低限数年間は捨てずに保管しましょう。

給与明細の保管方法：紙とデジタルはどっちがいい？

給与明細を紙で保管するときの注意点

紙の給与明細を保管する場合は、以下の点に注意しましょう。

給与明細のデジタル化のメリットとセキュリティ対策

近年はWeb明細やPDFでの提供も増えています。

一方で、パスワード管理やクラウドの安全性には注意が必要です。

信頼できるオンラインストレージ（Google Drive、Dropboxなど）や、2段階認証を使うのがオススメです。

おすすめの給与明細保管ツールと整理術

• 紙：年度ごとにクリアファイルでまとめて収納
• デジタル：フォルダを「年・月・会社名」で分類
• ハイブリッド：重要なものは紙＋PDFのダブル保管

給与明細を捨てるタイミングと処分方法

保管期間を過ぎた給与明細の処分時期

基本的には「5年以上前の給与明細」は、状況によって処分しても問題ありません。

ただし、年金関連やトラブルに不安がある方は念のため保管を。

安全な給与明細の処分方法

紙の給与明細は個人情報の塊。

以下のような方法で処分しましょう。

• シュレッダーで細断
• 個人情報保護ゴミの日に出す（地域ルールを確認）
• デジタルデータは完全削除（ゴミ箱→完全削除＋クラウド削除）

給与明細を捨てる前に確認すべきポイント

• 年金記録と整合性が取れているか？
• 未払い問題や税務対応はもう起こらないか？
• デジタル保存してあるか？

「少しでも不安があるなら取っておく」のが原則です。

まとめ：給与明細を捨てるタイミングは「5年以上経過しているもの」

給与明細は、普段はあまり意識しませんが、いざというときに自分を守ってくれる重要書類です。

正しく保管し、適切に処分することで、将来のトラブルを未然に防ぐことができます。

また、以下の通り自分に合った保管方法を選びましょう。

• 書類が多い人はデジタル化がおすすめ
• 紙を残したい人は整理術と収納を工夫しよう

記事を参考に、たまった給与明細を見直して、「残すべきもの・捨ててもよいもの」を整理してみませんか？